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Auswahlkriterien für mobile BI-Apps

Immer mehr Menschen arbeiten mobil – laut IDC erledigen im Jahr 2015 bereits 37 Prozent der Büromitarbeiter Aufgaben von unterwegs. Sie brauchen vor Ort eine sinnvolle Entscheidungsunterstützung, die bereits vorhandene Applikationen und Daten im Unternehmen effizient nutzt. Die Auswahl der passenden App steht im Zentrum der Mobile-BI-Strategie.

Smartphones und Tablets verändern die Kommunikationskultur in Unternehmen erheblich. Immer mehr Mitarbeiter arbeiten von unterwegs. Sie wollen direkt beim Kunden oder Lieferanten auf geeignete Hilfsmittel zur Entscheidungsunterstützung zugreifen. Die bloße Beschaffung leistungsfähiger mobiler Endgeräte reicht dafür aber nicht aus. Eine durchdachte Strategie für die Anwendungsimplementierung ist das A und O. Nur so lässt sich der Entstehung neuer Insellösungen, die zusätzlichen Pflege- und Verwaltungsaufwand verursachen, effektiv vorbeugen.

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Die Bedürfnisse der mobilen Mitarbeiter sind für die Strategie maßgeblich. Wer ohnehin meist am festen Büroarbeitsplatz sitzt, kann BI-Systeme auch von dort aus nutzen. Mobile Mitarbeiter dagegen profitieren, wenn sie zeit- und ortsungebunden auf alle nötigen Daten zugreifen können. Anfragen beim Kunden vor Ort oder von anderen Teammitgliedern können so zeitnah und valide beantwortet werden.

Entscheidend ist, dass Business Intelligence, ob nun mobil oder stationär, von einer einheitlichen Plattform aus geliefert wird. Gerade mobile BI-Lösungen müssen sich in diese Plattform nahtlos und unabhängig vom mobilen Betriebssystem des Endgeräts integrieren sowie mit ihr kommunizieren können. Allerdings ist es wichtig, sich klarzumachen, dass mobile BI-Lösungen kein Substitut klassischer BI-Systeme sind, sondern eigene Anwendungsszenarien bedienen. Deshalb müssen ihre Funktionalitäten auch mobile Einsatzszenarien berücksichtigen und können sich deshalb auch im Funktionsumfang von stationären oder Web-Applikationen unterscheiden. Ein Beispiel kann die Integration der GPS-Chips der mobilen Endgeräte in die mobile BI-Lösung sein.

Gleichzeitig sollten mobile Applikationen auf das jeweilige Betriebssystem zugeschnitten, nativ sein. Das fängt bei der Anmutung und Bedienung an und hört beim Informations- sowie Designkonzept der Betriebssysteme auf. Werden diese Aspekte nicht bedacht, wirken mobile BI-Apps oftmals wie Fremdkörper auf dem Endgerät. Die Nutzerakzeptanz sinkt dadurch nachweislich. Auch hybride Ansätze haben damit zu kämpfen. Eine mobile BI-Lösung sollte sich zudem an den Bedarf der Fachbereiche anpassen lassen, um verschiedene Datenperspektiven zu ermöglichen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Skalierbarkeit, um auch mit zukünftigen Anforderungen mitwachsen zu können.

Grundfunktionen und Kernaufgaben von Mobile-BI-Apps

Mobile-BI-Apps stellen Unternehmenskennzahlen auf mobilen Endgeräten dar. Je nach Gestaltung der Visualisierungskomponente können Apps unterschiedlich intensiv mit Berichten interagieren – bis hin zum proprietären Darstellungsformat für das Mobilsystem, zur Darstellung von Bilddateien oder PDFs. Lässt sich ein Zelleninhalt in einem Berichtsformular nicht kopieren und anderswo einsetzen, sind die Interaktionsmöglichkeiten extrem beschränkt. Das ist ungünstig, denn Funktionen wie Drill Down oder die Integration von Daten auf einer höheren Ebene (Roll-up) funktionieren dann nicht mehr. Gut eignet sich Mobile BI auch für Präsentationen. BI-Apps sollten Präsentationstools, wie beispielsweise ein Whiteboard, mitbringen.

Umstritten ist der Nutzen von Exportfunktionen für wichtige Anwendungen. Fehlen diese, schränkt das die Nutzbarkeit empfindlich ein. PDFs oder Excel-Tabellen auf Basis der Daten aus dem Mobilgerät lassen sich dann nicht mehr einfach während eines Meetings den Kollegen vorführen. Hinderlich ist auch, wenn sich exportierte Daten nicht verschicken oder in einen Cloud-Speicher überspielen lassen. Jedoch lässt sich nicht ohne weiteres kontrollieren, wohin die Daten via Exportfunktion verteilt werden. Davor schrecken viele Unternehmen zurück. Um Missbrauch auszuschließen, sollte zusätzlich auf ein Mobile-Device-Management-(MDM-)System gesetzt werden. Auch die Sensibilisierung der eigenen Mitarbeiter für Datenschutz und -sicherheit per Schulungen und Workshops ist wichtig. Aufgrund des Trends, private Geräte für geschäftliche Zwecke einzusetzen (BYOD), wird der Einsatz von MDM-Lösungen inzwischen ohnehin immer wichtiger. Auch hier gilt es, bei der Auswahl auf die nahtlose Integrationsfähigkeit zu achten.

Lösungsvarianten

Mehrere Lösungsvarianten mobiler BI-Apps erfüllen diese Voraussetzungen, haben aber unterschiedliche Stärken und Schwächen. Welche Variante im Einzelfall die beste ist, lässt sich nur individuell entscheiden.

  • Mobile-only-Apps: Mobile-only-Lösungen werden gezielt für mobile Endgeräte mit spezifischen Betriebssystemen entwickelt und nutzen deren Merkmale, beispielsweise Touch-Bedienung, optimal. Sie brauchen keinen dazu passenden Desktop-Client, verringern also den Softwareaufwand. Andererseits sind solche Applikationen nur selten in bestehende Berichtsumgebungen eingebunden. Berichte müssen daher doppelt erstellt werden, was den Aufwand erhöht. Außerdem fehlt diesen Lösungen ein zentrales Management der Metadaten. Zu empfehlen sind sie besonders, wenn das mobile Berichtswesen unabhängig vom stationären ist, diese Mängel sich in der Praxis also nicht auswirken.
  • Datenbankbezogene Apps: Sie arbeiten besonders gut mit den Datenbanken zusammen, für die sie entwickelt wurden. Ihr Vorteil ist der umfassende Zugriff auf sehr spezifische Features der jeweiligen Datenbank. DB-Anbieter integrieren ihre Mobile-BI-Apps in der Regel mit weiteren Apps. Allerdings sind Zugriffe auf andere Datenquellen abseits des Hersteller-Portfolios meist unmöglich. Das verstärkt die Herstellerbindung, statt die freie Wahl zu fördern. Diese Tools eignen sich deshalb besonders für Umgebungen, in denen nur die Produkte eines DB-Herstellers laufen.
  • Third-Party-Apps: Drittanbieter liefern vielfältige Varianten mobiler BI-Apps. Das wichtigste Bewertungskriterium ist hier die Integrationsfähigkeit in bestehende Systeme. Außerdem ist auf Skalierbarkeit von Nutzerzahl und Datenmenge zu achten, damit das Produkt auch bei Wachstum längerfristig eingesetzt werden kann.

In der Pipeline: Offline-Reporting und Integration von Social Media

Mobile-BI-Technologien entwickeln sich rasant weiter. So arbeiten Hersteller an neuen Features für das Offline-Reporting. Wenn Apps bei scheinbar einfachen Berichten auf komplizierte Datenmodelle im Hintergrund zugreifen, ist der Speicher der Mobilsysteme oft zu klein, und der Download von Gigabyte-Volumina dauert zu lange. Aktuelle Anwendungen speichern oft nur Screenshots, wodurch aber die weitergehenden Analysemöglichkeiten etwa durch Drill Downs oder Filter verloren gehen. Sinnvoller sind Lösungen, die Entscheidungen auch ohne Internetzugriff erlauben, ohne aber die Kapazitätsgrenzen von Übertragungsnetzen und Geräten zu sprengen.

Damit auch komplexe Ad-hoc-Fragen beantwortet werden können, beginnt man im OLAP-Umfeld, Zugriffe auf noch unerschlossene Datenquellen und neue Tabellenkombinationen zu ermöglichen, statt die mächtigen Funktionen serverbasierender Reporting-Tools nachzubauen.

Eine besondere Rolle spielt die Einbindung der immer wichtiger werdenden sozialen Netzwerke. Dabei sollte der Schwerpunkt auf unternehmensgeeigneten Tools wie Yammer, Chatter oder Jive liegen, mit denen zum Beispiel Kommentare zu Berichten kommuniziert werden können. Zudem ermöglicht die Integration der mobilen BI mit Business Analytics, statt bloßer Ex-post-Auswertungen, auch treffsichere prognostische Aktivitäten.

Google Glass und Bordcomputer in Fahrzeugen lassen ahnen, dass Mobile Information Delivery erst am Anfang ihrer Entwicklung steht. Die Einbindung des M7-Chips, der Informationen aus Sensoren aller Art sammelt, in die neueste Generation von Apples iPhone eröffnet weitergehende Perspektiven. Daten können über diese Schnittstellen weitergegeben, mit Informationen aus anderen App-fähigen Geräten angereichert und weiterverarbeitet werden. Es ist zu erwarten, dass dieses Synergiepotential noch viele Überraschungen bereithält.